Hinweise zum Datenschutz für Lieferanten

Verantwortlicher

Schain GmbH Kraftfahrzeuge

An der Wasserwiese 3, 52249 Eschweiler

 

Datenschutzbeauftragter

Hans-Jürgen Fellgiebel                                                                                                        

c/o imatec GmbH, Bickerather Straße 3, 52152 Simmerath

E-Mail: fellgiebel@imatec.de

 

Hinweise zum Datenschutz für Lieferanten

 

Sorgfalt, Offenheit und Transparenz sind die Grundlagen für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Freelancern, Vermittlern und Lieferanten. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung zustehen. Welche personenbezogenen Daten wir zu welchem Zweck verarbeiten, hängt vom jeweiligen Vertragsverhältnis ab.

 

I. Umfang der Datenverarbeitung und Verwendungszwecke

 

Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden von uns genutzt?

Wenn Sie eine Anfrage haben, uns ein Angebot vorlegen oder mit uns einen Vertrag abschließen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten u.a. auch zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Wahrung eines berechtigten Interesses oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung.

 

Je nach Rechtsgrundlage handelt es sich um folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Vorname, Nachname

Adresse

Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail-Adresse)

Vertragsstammdaten, insbesondere Vertragsnummer, Laufzeit, Kündigungsfrist, Konditionen und Art des Vertrags

Rechnungsdaten/Umsatzdaten/Stundennachweise

Bonitätsdaten

Zahlungsdaten/Kontoinformationen

Video- oder Bildaufnahmen

 

Im Zuge der Vertragsanbahnung greifen wir auch auf Daten zurück, die uns Dritte zur Verfügung gestellt haben. Je nach Art des Vertrages handelt es sich um folgende Kategorien personenbezogener Daten:

 Informationen zur Kreditwürdigkeit (über Auskunfteien)

Informationen zur Scheinselbständigkeit

Informationen aus Sanktionslisten (z.B. UN-Liste)

 

Aus welchen Quellen stammen die Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von unseren Kunden, Dienstleistern (incl. Freelancer) und Lieferanten erhalten. Außerdem erhalten wir personenbezogene Daten von folgenden Stellen:

Auskunfteien

Öffentlich zugängliche Quellen: Handels- oder Vereinsregistern, Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher, Sanktionslisten (der EU, der UN, Staaten wie den USA)

 

Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

 

Zur Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten für Auskunftsanfragen und bei zweckgebundenen Anfragen sowie zur Durchführung des Kundenauftrages. Innerhalb dieses Vertragsverhältnisses werden wir Ihre Daten insbesondere zur Durchführung folgender Tätigkeiten verarbeiten:

 

Vertragsbezogene Kontaktaufnahme

Profilbezogene Kontaktaufnahme für Folgeaufträge bzw. Neuaufträge

Vertragsmanagement

Laufende Vertragsbetreuung

Wahrnehmung von Gewährleistungs- und Haftungsansprüchen

Forderungsmanagement

Vertragsbeendigungsmanagement

 

Nähere Informationen zu den Zwecken der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen entnehmen.

 

Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO)

Als Unternehmen unterliegen wir verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen. Zur Erfüllung dieser Verpflichtungen kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich sein.

 

Kontroll- und Meldepflichten

Kreditwürdigkeits-, Alters- und Identitätsprüfungen

Prävention/Abwehr strafbarer Handlungen

 

Aufgrund eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten.

 

Direktwerbung oder Markt- und Meinungsforschung

Zentrale Lieferanten- und Kundendatenverwaltung

Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit

Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts

Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken

Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs

An wen werden Ihre Daten weitergegeben?

Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten werden Ihre personenbezogenen Daten gegenüber verschiedenen öffentlichen oder internen Stellen, sowie externen Dienstleistern offengelegt.

 

Externe Dienstleister

Wir arbeiten mit ausgewählten externen Dienstleistern zusammen, um unsere vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zu erfüllen:

 

Kfz-Betriebe

Karosserie- und Lackierbetriebe

Prüfingenieure

IT-Dienstleister (z.B. Wartungsdienstleister, Hosting-Dienstleister)

Dienstleister für Akten- und Datenvernichtung

Druckdienstleistungen

Telekommunikation

Zahlungsdienstleister

Beratung und Consulting

Dienstleister für Marketing oder Vertrieb

Auskunfteien

Vertragshändler

Dienstleister für Telefonsupport (Call-Center)

Webhosting-Dienstleister

Lettershops

Wirtschaftsprüfer

 

Öffentliche Stellen

Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.

 Finanzbehörden

Zollbehörden

Sozialversicherungsträger

 

Werden Ihre Daten an Länder außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittländer) übermittelt?

Länder außerhalb der Europäischen Union (und des Europäischen Wirtschaftsraums „EWR“) handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Es gibt aktuell keinen Beschluss der EU-Kommission, dass diese Drittländer allgemein ein angemessenes Schutzniveau bieten.

 

Wir haben daher besondere Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten in den Drittländern ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Mit Dienstleistern in Drittländern schließen wir die von der Kommission der Europäischen Union bereitgestellte Standard-Datenschutzklauseln ab. Diese Klauseln sehen geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten bei Dienstleistern im Drittland vor.

 

Unsere Dienstleister in den USA sind grundsätzlich auf die Standard-Datenschutzklauseln verpflichtet.

Für weitere Fragen wenden Sie sich gern an die verantwortliche Stelle.

 

Wie lange werden Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist bzw. für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit notwendig ist. Sollte eine Speicherung der Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten bzw. für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit nicht mehr erforderlich sein, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

 

Berücksichtigung für anstehende Ausschreibungen, auf die Ihre Expertisen & Qualifikationen passen.

 

Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Zu nennen sind Aufbewahrungsfristen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO). Die Aufbewahrungsfristen betragen bis zu 10 Jahren.

 

Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den Verjährungsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen in manchen Fällen bis zu 30 Jahre betragen, die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.

 

Widerspruchsrecht für Lieferanten bei Werbung per elektronischer Post

Im gewerblichen Bereich verwenden wir elektronische Post (z.B. E-Mail) für werbliche Zwecke, sofern die Voraussetzungen für eine mutmaßliche Einwilligung, etwa im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung, gegeben sind. Der Verwendung Ihrer Daten für Werbung unter Verwendung elektronischer Post können Sie jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

 

Welches Recht haben Sie im Falle einer Datenverarbeitung aufgrund berechtigter oder öffentlicher Interessen?

Sie haben gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Art. 6 Abs.1 f DS-GVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling.

 

Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

 

Welches Recht haben Sie im Falle einer Datenverarbeitung zur Betreibung von Direktwerbung?

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie gem. Art. 21 Abs. 2 DS-GVO das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen, dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Im Falle Ihres Widerspruchs gegen die Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

 

Widerruf der Einwilligung

Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.

 

Wahrnehmung Ihrer Rechte

Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an den Verantwortlichen oder an den Datenschutzbeauftragten unter den angegebenen Kontaktdaten wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben.

 

Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?

Zur Eingehung einer Geschäftsbeziehung müssen Sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die zur Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind oder die wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben zwingend erheben müssen. Sollten Sie uns diese Daten nicht bereitstellen, dann ist für uns die Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses nicht möglich.

 

II. Ihre Rechte als „Betroffener“

 

Jeder betroffenen Person stehen folgende Rechte zu:

·            Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

·            Recht auf Berichtigung von unrichtigen Daten (Art. 16 DSGVO)

·            Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

·            Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO)

·            Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

·            Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

 

Jedem Betroffenen steht ein allgemeines Widerspruchsrecht zu (vgl. Art. 21 Abs. 1 DSGVO). In diesem Fall ist der Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung zu begründen. Sofern die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, kann Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

 

III. Allgemeine Informationen

 

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die

Schain GmbH Kraftfahrzeuge
An der Wasserwiese 3
52249 Eschweiler

 

Für Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns oder zum Thema Datenschutz allgemein wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter der oben genannten Adresse.

 

Allgemeine Gleichbehandlung

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern auf dieser Website die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

 

Änderungen dieser Informationen

Sollte sich Zwecke oder die Art und Weise der Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten ändern, so werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren.

 

Hinweise zum Datenschutz für Lieferanten, Version 2.0, 19.09.2023